Как научиться управлять своим временем

GTD (Getting Things Done) – это самая известная методика по управлению своим временем. Ее создал бизнес-консультант Дэвид Аллен 15 лет назад и описал в бестселлере «Как привести дела в порядок», который постоянно занимает первые места в рейтингах книг по самоорганизации.

Мало кто задумывается, но самая главная причина стресса — это наши невыполненные обещания. Когда мы обещаем себе пойти в тренажерный зал с понедельника, отказаться от фаст-фуда, закончить проект по работе и потом не выполняем эти обещания, мы подрываем наше доверие к самим себе. А как только мы перестаем доверять себе — мы перестаем доверять миру и всем остальным людям.

Сколько раз за этот год вы давали себе обещания и не исполняли их? Сколько раз вы, можно сказать, обманывали самих себя? Все это накапливается внутри нас как накипь в чайнике и не дает жить.

Есть интересная техника, которая называется «Мусорка». Нужно написать на бумаге все, что вы себе обещали и не сделали, а потом порвать листок или выкинуть на мусорку, при этом отпуская свое «чувство вины», которое отравляет.

Система GTD учит доводить свои обещания до конца.

Знаете, чем мышление детей и подростков отличается от мышления взрослых? Тем, что дети мыслят в формате «либо-либо». А взрослые могут мыслить очень гибко. Точно также надо поступать с договоренностями — гибко.

Есть несколько способов работать с договоренностями: не заключать их, выполнять или не выполнять, или пересмотреть договоренности. Не стоит думать, как дети, что если вы дали слово, то вы либо делаете, либо не делаете, и что третьего не дано. Вы можете легко пересмотреть свою договоренность. Допустим, в пятницу вы договорились встретиться с коллегой, но внезапно возник некий форс-мажор. Если вы перенесете встречу на другой день, это не будет нарушением договоренностей.

При этом не стоит забывать, что если вы не можете выполнять свои обещания, то это явный знак, что стоит лучше фильтровать их. Иногда «ДА», сказанное другим людям, это «НЕТ», сказанное самому себе.

НЕ ДЕЛАТЬ ИЗ МОЗГА ЕЖЕНЕДЕЛЬНИК

Еще одна большая проблема нашей дезорганизации в том, что в нашей голове мы постоянно держим список из тысячи дел, которые мы должны сделать. Этот список просто огромен и он очень сильно деморализует нас.

Пока мы делаем отчет по работе, мы думаем о том, что надо оплатить коммунальные счета. Когда мы читаем какую-нибудь полезную статью (типа этой), мы не можем сосредоточиться и постоянно отвлекаемся на входящую почту и так далее.

Самый главные совет, который дает Аллен, «вытащить» все это из головы и записать на бумаге. Когда вы увидите все наглядно, вы разгрузите свой мозг и у вас появится больше сил и времени для выполнения текущих дел.

ПОСТОЯННО СЛЕДИТЕ ЗА ТРОПОЙ

Для того чтобы стать по-настоящему эффективными, нам нужно видеть всю картину целиком или хотя бы осознавать, какие шаги мы сделаем следующими. Заметьте, когда вы чаще всего не можете сдвинуться с мертвой точки. Это происходит тогда, когда вы не понимаете, что сделаете в следующий момент.

Аллен пишет, что надо постоянно задавать себе вопрос: «Какой мой следующий шаг». Когда вы будете знать, что дальше, вы станете двигаться куда быстрее и сэкономите кучу времени. Кроме этого, старайтесь, чтобы в вашем окружении были люди, понимающие важность этого вопроса.

СКОНЦЕНТРИРУЙТЕСЬ НА ОДНОМ 

И, конечно, стоит забыть про многозадачность, ведь ее не существует. Конечно, можно разговаривать по телефону и загружать посуду в посудомоечную машину. Это сделать легко – особенно если наш собеседник не говорит ничего интересного.

А вот попробуйте одновременно делать финансовый отчет и вести беседу с умным собеседником, и станет ясно: и отчет получится с ошибками, и беседа не особо сложится.

Концентрируйтесь только на одном деле. Это поможет вам войти в состояние потока, и тогда для вас не будет разницы между игрой и работой.