Когда брать исполнительного директора и личного помощника и как выстраивать с ними отношения

Когда компания небольшая – в пределах 20 человек – то это практически семья, все друг друга знают, ценят и при правильном подходе горят энтузиазмом. Особенно, если это не просто магазин, а что-то творческое.

У меня есть доля в отличном интернет-проекте, который построен именно таким образом. При девушке-руководителе у них абсолютно дружеская атмосфера, они проводят много времени вместе не только в офисе, но и в свободное от работы время. И требует этот руководитель достаточно мягко, но настойчиво. В итоге все получается эффективно.

Но с ростом компании неизбежно семейственность начинает слабеть. И тут уже необходимо выстраивание уровней иерархии, появление промежуточных уровней руководителей.

Некоторое время назад я прочитал хорошую книгу Ицхака Адизеса «Идеальный руководитель». Там говорится о том, что в организации должны быть четыре основных функции: Делатель, Администратор, Предприниматель и Интегратор.

И для успешного существования компании в ее руководстве должны быть люди, исполняющие все четыре функции. Очень редко бывает, что в одном человеке все эти четыре функции достаточно сильно развиты.

Лично мне не очень хорошо дается регулярное руководство. После прочтения книги Ицхака Адизеса я понял, почему. Я скорее Предприниматель, но для успешного развития нужно, чтобы в компании был и человек с талантами Администратора, который сможет упорядочить и организовать текущие процессы.

Мне повезло, я нашел такого человека на должность исполнительного директора в 2006 году. Тогда в компании работало порядка сорока человек. С его помощью мне удалось снять с себя существенную долю управленческой текучки. Именно его руками были налажены многие необходимые процессы – совещания, планы, отчетность и т. д.

И за 6 лет его работы мы смогли вывести компанию на другой уровень развития. Получилось так, что на исполнительном директоре было замкнуто большинство задач оперативного управления бизнесом, а себе я оставил вопросы управления финансами и продвижения – то, что мне было ближе и получалось лучше.

Понятно, что первое время сотрудники по инерции продолжали обращаться со многими своими вопросами ко мне, но я старался их мягко перенаправлять к своему заместителю или другим сотрудникам, к которым относился данный вопрос.

Если вы взяли на работу настоящего профессионала, то абсолютно глупо платить ему деньги, но при этом решать что-то за него либо менять его решения через его голову.

Очень советую составить вам «Регламент взаимодействия» между сотрудниками, где будет описано, к кому по каким вопросам стоит обращаться. Чтобы вы не были точкой, на которой замкнуты все процессы. Даже этот простой документ существенно разгрузит вас от дурацких вопросов.

Также для уменьшения текучки настаивайте, чтобы сотрудники приходили к вам не просто со своими вопросами, а уже с готовыми вариантами решения. Если вы приучите их думать самостоятельно, они перестанут бегать к вам по пустякам.

Важный момент, от которого хотелось бы предостеречь при поиске исполнительного директора. Ни в коем случае нельзя замыкать на нем абсолютно все процессы и считать, что теперь вы можете смело уходить на покой.

Во-первых, регулярный контроль совершенно необходим. Во-вторых, вам нужно периодически общаться с сотрудниками более низкого звена, чтобы получать более объективную картину того, что происходит в компании, все ли нормально.

Люди несовершенны, и всегда существует риск, что человек, на котором замкнуто очень много процессов в компании, захочет забрать ваш бизнес себе или будет вами манипулировать. Такой вариант нельзя исключать даже при самых хороших деловых отношениях (ведь не всегда они будут оставаться таковыми).

Еще одна должность, до которой я дошел совсем недавно, – это личный помощник. На самом деле под этим названием в разных компаниях может скрываться кто угодно – от секретаря до исполнительного директора.

В моем случае этот человек смог избавить меня от многих примитивных функций (от заполнения договоров и планирования рабочего времени до покупки подарков), что освободило достаточно много времени. Чтобы оценить целесообразность такого человека, предлагаю выполнить несложное упражнение и посчитать стоимость часа своего времени, поделив ваш средний месячный доход на количество отработанных часов в месяце.

Личного помощника вы получите примерно за 1500–2500 рублей в день. Уверен, что ваше время должно было оказаться существенно дороже. Если это не так – советую срочно исправлять ситуацию, что-то здесь не так.

Если помощник окажется толковый, то со временем вы сможете поручить ему и более сложные задачи, чем просто «подай-принеси». Например, можно дать ему задачи административного плана: проверять отчеты, следить за дисциплиной, контролировать выполнение тех или иных задач. Фактически это будет уже не помощник, а бизнес-ассистент.