Для чего нужна клиентская база данных

Следующий важный момент, который зачастую игнорируют управленцы, – это создание и поддержание в актуальном состоянии «рабочих» баз данных, с которыми имеет дело персонал в процессе выполнения своей работы, а именно: клиентская база, база бизнес-партнеров, подрядчиков, фирм и магазинов, в которых производится закупка расходных материалов или заказ услуг и пр.

Как правило, отсутствие должного внимания к администрированию ключевой информации, которой оперируют сотрудники, чревато для фирмы тем, что:

* существенно осложняется поиск нужной информации, вследствие чего происходят колоссальные временные потери;

* решение рабочих вопросов затягивается и в разы увеличивает их стоимость;

* тормозится работа других отделов, случаются «авралы» и возникает угроза срыва проекта;

* компания переплачивает там, где могла бы сэкономить (например, закупая более дорогие расходники или переплачивая на услугах курьерской доставки, ремонта офисной техники или заправки картриджей);

* при увольнении сотрудника теряется часть или вся информация, с которой он работал, а восстановление ее требует времени и дополнительных хлопот.

Так, в одной компании, занимающейся организацией праздников, ведение баз данных было не обязательным и опиралось на персональное желание сотрудника. Разумеется, большинство информации нигде не фиксировалось и хранилось в головах персонала. Стоит ли удивляться, что реализация каждого проекта проходила в этой фирме под лозунгом «И снова – в бой!» и редко обходилась без косяков и накладок?

...
● Например, зачастую бывало так, что по факту доставки декорации на площадку выяснялось, что она не проходит по габаритам в дверной проем. А ведь если бы ответственный сотрудник потрудился единожды измерить все имеющиеся в пользовании организации декорации и создать соответствующую базу данных, то такой ситуации не могло бы возникнуть в принципе. А так получается, что сами создали проблему – сами же ее героически и решили. И при этом еще потратили деньги фирмы на транспортировку инвентаря туда-сюда, время и нервы других сотрудников (которым наверняка было чем еще заняться).

...
Если знания человека не упорядочены, то чем больше он знает, тем большей будет путаница в его мыслях.

(Герберт Спенсер)

Или, например, выбор места для проведения праздника. Обычно по факту получения заказа сотрудники упомянутой фирмы «все хором» вспоминали и «гуглили» подходящие под концепцию мероприятия заведения. Потом начинали делать обзвон и уточнять различные детали (вместимость банкетного зала, расчет меню на i чел. и пр.). Разумеется, на все эти действия раз за разом уходило порядочно времени.

А ведь снизить временные издержки на сбор необходимой информации в данном случае можно довольно просто. Нужно лишь один раз создать максимально полную базу данных в Excel с удобной классификацией заведений (например, открытые/закрытые площадки, на какое количество человек рассчитаны, общая площадь, какая кухня и т. п.) и включить в должностные обязанности одного сотрудника ее регулярное ведение и обновление (что значительно проще и занимает гораздо меньше времени).

И при получении нового заказа уже не нужно мучительно извлекать из памяти «что-то подходящее», «висеть на телефоне» или «серфить в Интернете». Достаточно лишь открыть заветный файл на компьютере и выставить необходимые фильтры. И – вуаля! – получить выборку из локаций на 100 % подходящих под требования. И, заметьте, со всем этим в силах справиться один человек. За 1 минуту времени. Неплохо, а?