Дистанционное общение и его секреты
Наш мир огромен, и люди со временем преодолели эти большие расстояния и научились общаться через них с помощью писем, телеграфа, телефона, Интернета и т. д.
Письма являются одним из самых старых видов связи через расстояния. Раньше их писали от руки, в настоящее время практически все письма отсылают в машинописном виде и только подпись ставят от руки. Но некоторые письма, например с благодарностью, поздравлениями, выражением соболезнования, до сих пор следует писать от руки.
Некрасиво выглядят письма на вырванных из тетради листочках. Если же письмо написано на нескольких листках, то их нужно пронумеровать; все письма обязаны быть аккуратно и чисто написаны. Слишком сильно исправлять текст не стоит.
Существует много разных видов писем, которые надо писать по различным шаблонам.
Например, письма родным следует начинать с вопросов о здоровье, благополучии и настроении адресата. Само письмо должно быть написано ясно, уважительно, без помарок и исправлений. Подписать его надо именем, которым обычно вас называют в семье близкие.
Также есть деловые, рекомендательные, письма-напоминания, письма-извинения, письма-соболезнования.
Все обращения в тексте следует писать с прописной буквы: «Было приятно Вас увидеть вновь», «Получил Ваше письмо».
Надо также знать различие в значениях слов «жена» и «супруга». Слово «жена» обозначает спутницу жизни («моя жена просила вам передать»), «супруга» – это владычица домашнего очага. Это слово можно употреблять в следующем контексте: «передайте привет супруге».
Письмо можно закончить словами: «Примите мои наилучшие пожелания», «С уважением» и т. д.
В прошлые века только деловые письма начинали с даты, а в частных письмах дату ставили в конце. В настоящее время письмо любого вида следует начать с даты.
В письмах близким можно написать «обнимаю», «целую» и обязательно разборчиво указать свое имя или «мама», «папа», «отец» и т. д.
На цветных открытках обычно посылают приветы из отпуска, путешествия, поздравления с различными праздниками и днями рождения. На обычных открытках пишут краткие текущие сообщения.
Письма в разных странах адресуют по-разному. Если послание отправляют паре, то на конверте следует написать имя того супруга, которому предназначено письмо.
За все услуги надо благодарить лично или письмом. Его обычно высылают через неделю после отъезда.
Письмо с поздравлением по случаю брака нужно выслать в течение 8 дней после получения сообщения об этом.
Письмо с выражением соболезнования высылают в течение первых 10 дней с момента получения сообщения о смерти. Здесь не стоит писать банальные фразы. Следует постараться выразить соболезнование как можно сердечнее.
Конечно, по правилам на полученное письмо-соболезнование следует ответить в течение недели. Но стоит ли ждать от человека в горе такое послание? Можно просто выслать небольшое сообщение типа: «Искренне благодарю за слова сочувствия. Мне приятно было узнать, что в тяжелую минуту Вы разделили со мной мое несчастье».
Если же переписка ведется постоянно, то незначительный перерыв не будет большой ошибкой. Но стоит писать близким и друзьям слишком часто. Обычно люди отвечают на письма раз в 2 недели, не чаще.
В письме всегда надо ответить на все вопросы, которые вам были заданы. Нежелательно посылать письма, выполненные под копирку.
Также не рекомендуется сразу же отсылать письмо, написанное единым духом. Перечитайте его сперва на следующий день и только потом отсылайте.
Если письмо получено в присутствии других людей, то нужно просто распечатать его и пробежать глазами. Более подробно можно прочитать только в том случае, если в нем что-то срочное. Но предварительно требуется извиниться перед присутствующими. Не следует также читать письмо вслух, пока вы полностью не прочтете его до конца про себя. Может возникнуть неловкая пауза. Также некрасиво давать читать письма другим людям. Нельзя вскрывать чужие или читать уже вскрытые кем-то письма. Это правило действует и среди членов семьи.
Деловые письма очень важны. Если они написаны вами неправильно, то это способно серьезно отразиться на ваших делах и престиже вашей фирме. Бумага обязана быть чистой, с ровно обрезанными краями. Во многих офисах есть специальные фирменные бланки для писем с эмблемой фирмы, ее названием, почтовым и телеграфным адресом, факсом, телефоном и банковскими реквизитами. Все служебные письма надо печатать на машинке без помарок. Страницы, кроме 1-й, следует нумеровать арабскими цифрами. С левой стороны ширина полей должна быть не менее 2 см, сам текст требуется печатать через 1,5 или 2 интервала. Абзац нужно начинать с красной строки, отступив от поля 5 интервалов. Переносов слов лучше не делать. В правом верхнем углу под адресом организации надо поставить дату отправления письма.
Если же это письмо не 1-е, то сначала следует сослаться на последнее полученное письмо.
Если же вы впервые пишете данному человеку или фирме, то сначала надо представиться и рассказать о своей фирме, ее задачах. Можно также переслать буклет с информацией о фирме. Но материала не должно оказаться слишком много. Он должен быть написан на языке партнера или на английском языке.
Заканчивать письмо нужно выражением благодарности за сотрудничество и надежды на его продолжение. Следует всегда подписывать словами «Искренне Ваш», «С уважением» и т. п. Подпись надо размещать на правой стороне листа под последней фразой. Фамилия и имя печатают на машинке и под подписью – выполненные рукой.
Хотя можно обойтись и простыми конвертами: многие международные фирмы имеют свои собственные конверты, на которых повторяют те же сведения, что и на бланках. Такие фирменные конверты поднимут престиж вашей фирмы, а также вам не придется писать ваш адрес. За рубежом адрес пишут в другом порядке: сначала пишут кому и только потом – куда.
Если в новом коллективе все к друг к другу обращаются на «ты», вы также обязаны принять эти условия, несмотря на то что привыкли говорить всем «вы».
Перед фамилией и именем адресата следует писать Mr («мистер») или Mrs («миссис»). После фамилии и имени адресата следует указать его должность. В этом случае, если его не будет на месте, то ваше письмо откроет его заместитель. Если же вы хотите, чтобы оно попало точно в руки адресату, то на письме следует сделать пометку private (personal, confidential), что обозначает «лично». Затем пишут название фирмы, номер дома и название улицы, города, штата, почтовый индекс и название страны.
У вас всегда должна оставаться копия вашего письма.
Если вступили в деловую переписку с потребителями вашей продукции или услуг, то вы пишите письмо-предложение, письмо-отказ, ответ на запрос. Каждое из перечисленных писем обязано быть составлено безукоризненно.
Любое малейшее нарушение способно сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно написанное письмо – это 1 из главных залогов вашего успеха.
Письмо зарубежному партнеру имеет свои тонкости, которые нам могут быть и неизвестны.
Любое письмо начинается с повторения адреса, его надо написать в левом верхнем углу. Под ним с правой стороны пишут дату отправления письма. Причем эту дату надо писать полностью, сокращение месяца за рубежом не принято. Можно сократить лишь названия месяца:
January – Jan,
February – Feb,
April – Apr,
September – Sept,
October – Oct,
November – Nov,
December – Dec.
С левой стороны ниже пишут вежливое обращение, начиная его словами Dear Mr («дорогой») или Dear Mrs («дорогая»), затем пишут фамилию адресата без инициалов. Можно также вместо фамилии написать Dear Sirs или Dear Sir/Madam. После чего в английской переписке ставят запятую, в американской – двоеточие или двоеточие и тире. Потом на следующей строке обозначают тему письма Re (Reference). В самом тексте нельзя писать сокращения типа таких: I'm, can't, I'll и т. д.
С большой буквы следует писать:
собственные имена существительные и имена прилагательные, обозначающие государственную и национальную принадлежность;
слова, обозначающие названия фирм, организаций, отделов;
названия городов, штатов, республик, улиц, площадей, районов, гостиниц, зданий, нумерацию этажей, квартир, комнат;
названия месяцев и дней недели;
названия некоторых товаров, торговых марок, документов.
Длинные деловые письма обычно не пишут. Если же письмо не уместилось на 1 странице, в конце листа делают пометку типа continued over (продолжение следует) или see overleaf (см. на обороте).
Письмо заканчивают словами Sincerely Yours («Искренне Ваш») или Yours («Ваш»). Затем ставят подпись и указывают фамилию и должность. Причем имя лучше написать полностью, чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение и заставлять его гадать о принадлежности вашего пола.
Письмо-отказ, правильно написанное, помогает оставить о вас хорошее впечатление, несмотря на ваш отказ. Здесь также есть свои нюансы. Начать письмо следует с нейтральной позиции. Надо обязательно перечислить все, с чем вы согласны. Причем здесь очень важно избегать таких слов, как «но», «однако», «к сожалению». Они способны создать впечатление, что вы с ходу отвергли все предложения. Затем перечислите и объясните все причины отказа. Причем это следует сделать ясно, четко, без общих формулировок, избежать как краткости, так и чрезмерных объяснений. Также не стоит прятаться за правила и бюрократические процедуры. Сам отказ обязан логически вытекать из всего содержания письма. Всегда требуется поддерживать имя фирмы и выражать готовность продолжить сотрудничество.
Письмо-предложение должно заинтересовать и уговорить партнера. Здесь перед его написанием надо разобраться в продукции, услуге или идее, узнать какую-либо информацию об адресате письма, чтобы суметь его заинтересовать.
Адресата следует заинтересовать с самого начала письма, пробудить его любопытство, может, предложить снижение цен. Нужно избегать типичных ошибок в таком письме: неумных и нереальных вопросов типа «Как удвоить доходы, снизив количество рабочих часов в неделю?»
После чего надо сделать акцент на главных моментах: описании товара, его качестве, результатах его использования.
Потом можно обратиться к чувствам или логике покупателя либо к тому и другому сразу.
В конце письма указать на конкретный поступок, который требуется сделать покупателю. В конце письма желательно еще раз напомнить все плюсы приобретения данного товара.
В современном мире люди стали чаще общаться по электронной почте. Здесь существуют свои правила и нормы.
Опишем их с самого начала. Такие поля, как «от кого» и «тема письма», должны быть всегда заполнены. Непременно следует писать свое имя. Персональное имя часто можно просто присоединить к сообщению в качестве комментария. Отметим, что персональное имя обычно лучше, чем просто адрес e-mail. Следует всегда использовать осмысленные имена. В этом случае, если адрес будет ошибочным, администратору станет легче найти вас по имени.
Все письма должны быть с темами. Именно по темам пользователь ориентируется при просмотре своей почты. Следует избегать бессмысленных названий. Точный заголовок – это лучшее средство определить тему беседы. При смене темы требуется также сменить и название письма.
Само письмо должно быть выдержано в стиле беседы. При ответе на вопрос следует быть кратким. Нужно всегда придерживаться темы беседы; если же ее изменили, то лучше послать новое письмо, которое адресат в состоянии хранить отдельно. Весь текст не стоит писать заглавными буквами, его будет трудно читать. Следует разбить текст на смысловые абзацы. Не стоит писать слишком длинные предложения.
Избегайте грамматических ошибок. Многие считают, что если электронное письмо самое быстрое, то можно не думать о правописании, что в корне неверно. Во-первых, такое письмо трудно читать, во-вторых, каждый уважающий себя человек обязан быть грамотным.
Не следует писать письма под влиянием эмоций: вы способны позже раскаяться в своем порыве; лучше выпейте сначала чашку чая и успокойтесь и только потом приступайте к написанию письма.
Не стоит указывать в письме номер вашей кредитной карточки. Ваше письмо могут перехватить, и ваш счет окажется под угрозой.
При ответе на письмо неплохо включить в него отрывки из письма, на которое отвечаете. Можно в текст вносить отрывки из оригинала, чтобы адресат легче вас понял. Но при этом не следует чрезмерно переусердствовать. Никому не понравится получить в ответ собственное послание с небольшой припиской в конце. Лучше каким-нибудь образом отделять ваше письмо от цитируемых фраз.
Не стоит смешивать в 1 письме информацию личного и общего характера. Если вы получили письмо из веерной рассылки, то на него допустимо не отвечать каждому адресату, лучше написать письмо непосредственно автору. В конце сообщения всегда ставится подпись, которая содержит информацию о контактах. Подпись поможет идентифицировать вас, также она в состоянии содержать данные о других видах связи (телефон, факс). Сама подпись должна быть достаточно короткой, примерно 4–7 строчек.
Следует избегать выражений, которые способны стать причиной ссоры на религиозной, политической, сексуальной почве. Не стоит использовать замечания, которые понятны лишь небольшому кругу лиц.
В электронной почте, как и во всех других видах связи, требуется соблюдать правила вежливости. Не нужно забывать о таких словах, как «пожалуйста» и «спасибо», даже если вы общаетесь по электронной почте.
Не всегда вам могут ответить немедленно, не следует думать, что если адресат не ответил вам в течение 15 мин., то он вас игнорирует.
Не стоит передавать через электронную почту слишком личную информацию, от этого способны пострадать не только вы, но и ваш адресат.
В своем письме вы обязаны полностью отображать информацию по теме, чтобы ваш адресат понял, о чем идет речь.
В электронной почте вместо жестов используют смайлики для выражения своего отношения. Это символы, которые напоминают лицо.
Чаще применяют следующие смайлики.
:-) или:) обозначают улыбку; их используют для выражения радости, удовольствия.
:– (– это несчастное лицо, выражающее разочарование или сожаление.
;-) или;) обозначают подмигивающее лицо, выражающее иронию или усмешку.
Существуют около 100 различных смайликов, которые используют в электронном общении. Они придадут посланию живость, но не стоит переусердствовать.
Среди других коммуникативных устройств важное значение занимает телефон. Любой разговор по телефону следует начать с представления. Затем обязательно надо спросить, не помешали ли вы своим звонком, не отвлекаете ли от важных дел.
Любой телефонный разговор не должен занимать много времени. Постарайтесь быть кратким. Если вы будете вести слишком долгий разговор, то до вас или до вашего собеседника не смогут дозвониться другие люди. Не стоит вести по телефону пустых разговор. Если хотите просто поговорить, то лучше для этого встретиться где-нибудь и провести его в приватной обстановке. Если кто-то ошибся, то не следует грубить, нужно просто вежливо ответить, что он ошибся номером. Следует всегда помнить, что телефон изобрели для того, чтобы, перед тем как прийти в гости предупредить знакомых.
Нужно подумать, перед тем как звонить по телефону, о том, будет ли ваш звонок приятен, не побеспокоите ли вы абонента, стоит ли вам звонить именно по этому вопросу.
По телефону не принято звонить и выражать сочувствие. Надо лично прийти на помощь, своим присутствием выразить сочувствие, снять стресс, посодействовать в выполнении некоторых дел. По телефону может выразить сочувствие только больной человек, который не в состоянии сам прийти на помощь.
Звонить по телефону нужно не раньше 8 ч утра и не позже 10 ч вечера в будние дни, в выходные дни – не раньше 10 ч утра. Необходимо знать, что все деловые звонки надо выполнять только в будние дни и рабочие часы, даже если вам дали номер мобильного телефона. Личные звонки обычно следует делать в вечернее время. Причем требуется помнить и о различных обстоятельствах, например о времени прихода с работы, маленьких детях и т. п. Не следует звонить в позднее время. Если же это срочный звонок, то можно позвонить и поздно; но если после 5-го или 6-го звонка вам не отвечают, то лучше положить трубку и позвонить на следующий день.
В некоторых вопросах излишняя вежливость при телефонных звонках неуместна. К таким звонкам можно отнести обращения к телефонисткам, в различные экстренные службы помощи. Такие фразы, как «Не будете ли вы так любезны», «Не откажите в моей просьбе», только затягивают разговор. Можно просто обойтись словами «спасибо» и «пожалуйста».
Если же вы звоните в экстренную помощь, то надо быстро и четко изложить суть вопроса.
Тот, кто звонит по телефону, обязан первым начать разговор, поздороваться, затем представиться и позвать к телефону нужное лицо. Причем не забыть попросить вежливо. Если же вы не уверены, что попали именно туда, то сначала должны уточнить этот момент. Если вы ошиблись номером, то его также следует уточнить. Для чего можно спросить: «Извините, это номер 43–32–86?» Если вам ответят «нет», то значит, вы ошиблись при наборе цифр; если вам ответят утвердительно, то значит, вы неправильно записали номер телефона.
Если хотите быть интересным собеседником, то вам нужно иметь представление о последних новостях в политике, разбираться в спорте, фильмах, музыке. Также надо уметь интересно рассказывать какие-либо истории, произошедшие с вами.
Тот человек, который поднял трубку, обязан сказать: «Алло. Я слушаю», – ответить на приветствие и позвать нужного человека. Если же этого человека нет, то требуется сказать об этом звонящему и уточнить, что надо передать или когда ему лучше перезвонить. Если же нужный человек дома, но не в состоянии подойти к телефону, например он в ванной, то нужно ответить: «Вы не могли бы перезвонить через час? Он сейчас не может подойти к телефону». В любом случае следует предложить свою помощь.
Не следует обращаться к незнакомому человеку по телефону на «ты», называть собеседника словами «мужчина», «женщина», «бабушка» и т. п.: голос способен быть обманчивым, и вы можете ошибиться. Лучше обратиться безлично со словами «будьте любезны», «извините», «сделайте одолжение». Нельзя обращаться к собеседнице со словами «душечка», «милочка». Если вы попали не по адресу, то ваша собеседница в состоянии обидеться.
Не стоит долго разговаривать по телефону и перебирать все свежие новости.
Нельзя брать трубку и спрашивать: «Кто звонит?», – если звонок предназначен не вам.
Нельзя спрашивать по телефону: «Кто это?», – если в начале разговора вы не представились сами. Так как вы звоните по телефону, не стоит тратить на это лишнее время, надо просто четко назвать имя того, кто вам нужен.
Многие люди не любят говорить с автоответчиком: некоторые пугаются и молча опускают трубку, другие смущаются и забывают, что хотели сказать, начинают лепетать что-то несуразное. Чтобы избежать всех этих проблем, следует четко и кратко сформулировать фразу и произнести ее. Обычно достаточно просто назвать себя и номер телефона и попросить перезвонить вам. В этом случае можно не здороваться. Если не уверены, что автоответчик проверяют каждый день, то нужно назвать дату и время вашего звонка. Желательно также указать время, когда вам можно будет перезвонить.
Приглашать куда-либо через автоответчик некрасиво и бессмысленно, так как неизвестно, примут ваше приглашение или нет. Потому в данном случае надо обязательно дозвонится и пригласить лично.
В последние несколько лет все стали пользоваться мобильными телефонами. С одной стороны, это очень удобно: вы и вас способны застать в любом месте и в любое время. Но, с другой стороны, по той же причине он создает определенные неудобства. В общественных местах, таких как ресторан, театр, кинотеатр, парикмахерская, следует отключить его или поставить на вибровызов. Разговаривать по телефону на личные темы в общественных местах также некрасиво.
